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从准备内容到跟进询盘

这份指南面向日常使用 InquiryFlowAI 的商家、销售和运营人员。你不需要了解技术实现，只需按照业务流程准备产品内容、配置接待方式并持续跟进客户。

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推荐顺序

先准备内容，再开始接待

按下面顺序配置，可以更快得到稳定、可检查的 AI 回复。

  1. 建立产品：先录入 3–5 个重点产品及型号、参数、应用和认证。
  2. 准备知识库：上传 FAQ、产品说明或网页内容，并关联对应产品。
  3. 上传资料：准备目录、规格书和证书，设置合适的发送条件。
  4. 调整意向规则：根据业务判断哪些访客值得优先跟进。
  5. 邀请成员：让销售和运营按职责进入工作区。
  6. 设置 AI 回复：选择语气、转人工时机，并用测试区检查效果。
  7. 上线接待：在对话中处理实时咨询，在线索中持续跟进客户。
01

对话

对话是访客与 AI、销售人员交流的实时工作台。你可以查看访客刚刚说了什么、当前由 AI 还是人工接待，以及下一步应该做什么。

什么时候使用

  • 查看正在咨询的访客
  • AI 无法继续回答时人工接管
  • 在聊天过程中发送合适的产品资料

使用建议

  • 先阅读已有聊天记录，避免重复询问访客。
  • 只有确定不再需要继续沟通时才关闭对话。

操作步骤

  1. 从左侧选择一条待处理对话。
  2. 阅读中间的完整聊天记录，并查看右侧的访客信息和销售建议。
  3. 需要人工处理时点击“人工接管”，选择负责销售并发送回复。
  4. 需要发送目录或证书时使用“插入资料”。
  5. 完成沟通后记录跟进动作，或关闭已经结束的对话。
InquiryFlowAI 对话工作台演示，包含待处理对话、聊天记录和访客上下文
对话操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
02

线索

线索是从访客咨询中整理出的潜在客户。系统会集中展示客户需求、联系方式、意向等级、AI 回答依据和建议的下一步动作。

什么时候使用

  • 每天筛选高意向客户
  • 查看客户的采购条件和历史沟通
  • 安排销售跟进并记录结果

使用建议

  • 优先处理高意向且已留下联系方式的客户。
  • 销售备注应写清时间、承诺和下一位负责人。

操作步骤

  1. 按意向等级、产品、国家或状态筛选客户。
  2. 打开线索详情，确认客户需求、联系方式和原始对话。
  3. 查看产品推荐与回答来源，判断信息是否准确。
  4. 填写销售备注和下一步动作，并发送所需资料。
  5. 需要离线处理时，可导出当前线索。
InquiryFlowAI 线索列表演示，展示意向等级、产品、国家和跟进操作
线索操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
03

知识库

知识库是提供给 AI 参考的业务内容，例如产品 FAQ、参数说明、交期、认证和公司介绍。内容越准确、结构越清楚，AI 回答越可靠。

什么时候使用

  • 回答常见产品问题
  • 让 AI 理解产品参数、认证和定制能力
  • 把网页、文档或表格内容加入 AI 的参考范围

使用建议

  • 一份知识源尽量围绕一个主题，避免互相矛盾。
  • 更新产品政策后同步更新知识库。
  • “抽取产品”适合包含清晰产品名称和型号的目录，不适合普通问答。

操作步骤

  1. 点击“新增知识源”。
  2. 填写容易识别的名称，选择类型和语言。
  3. 通过下拉框选择这份内容对应的产品。
  4. 粘贴正文、填写网页地址，或上传支持的文件。
  5. 保存后等待内容处理完成，再用 AI 回复设置中的测试区提问验证。
InquiryFlowAI 知识库列表演示，展示知识名称、类型、语言、关联产品和处理状态
知识库操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
04

产品

产品是系统中的正式商品目录。AI 会根据产品名称、型号、参数、应用、认证和定制能力识别访客需求并推荐合适产品。

什么时候使用

  • 维护重点销售产品
  • 让 AI 按真实参数推荐型号
  • 把规格书、目录和证书关联到产品

使用建议

  • 优先录入最常被咨询的 3–5 个产品。
  • 参数应使用客户能够理解的单位和表达。
  • 停产产品应及时停用，避免继续推荐。

操作步骤

  1. 点击“新增产品”，填写产品名称、分类和型号。
  2. 补充核心参数、应用场景、起订量、认证和可定制项。
  3. 从下拉框选择与产品相关的资料。
  4. 保存后回到列表检查产品是否启用。
  5. 产品较多时可使用 CSV 批量导入；也可确认知识库抽取出的候选产品。
InquiryFlowAI 产品列表演示，展示产品名称、分类、型号、起订量和关联资料
产品操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
05

资料

资料是可以发送给访客的文件，例如产品目录、规格书、认证证书、公司介绍和样品政策。资料与知识库不同：知识库用于回答，资料用于交付给客户。

什么时候使用

  • 访客索取目录或规格书
  • 留资后发送公开资料
  • 敏感报价或内部文件需要销售审核

使用建议

  • 公开目录可设为直接发送或留资后发送。
  • 价格表等敏感资料建议使用销售审核或禁止自动发送。
  • 替换文件后应重新校验。

操作步骤

  1. 点击“新增资料”，填写资料名称、类型和语言。
  2. 选择关联产品，并设置发送规则。
  3. 创建记录后上传实际文件。
  4. 执行文件校验，确认状态变为可发送。
  5. 在对话或线索中选择这份资料发送给客户。
InquiryFlowAI 资料列表演示，展示资料名称、类型、关联产品、发送规则和文件状态
资料操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
06

意向规则

意向规则用于判断访客的采购积极程度。留下联系方式、询问报价或明确数量通常会加分；只做调研或明显无效咨询可以减分。

什么时候使用

  • 区分高、中、低意向客户
  • 让销售优先处理最有机会的询盘
  • 根据自己的业务调整判断标准

使用建议

  • 不要一次大幅修改多条规则，否则难以判断效果。
  • 分数用于排序优先级，不代表客户一定成交。

操作步骤

  1. 先查看高、中、低意向的起始分数。
  2. 检查现有客户行为和对应的分值变化。
  3. 点击“新增规则”补充业务特有的判断条件。
  4. 通过行级“编辑”调整单条规则，暂不使用时可停用。
  5. 观察一段时间的线索质量，再小幅调整分值和等级边界。
InquiryFlowAI 意向规则页面演示，展示客户行为、分值变化和意向等级设置
意向规则操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
07

成员

成员是能够进入当前工作区协作的同事。不同角色看到和操作的内容不同，建议按实际职责分配权限。

什么时候使用

  • 邀请销售跟进客户
  • 让运营维护产品、知识和资料
  • 让只需查看结果的同事使用只读角色

使用建议

  • 只授予完成工作所需的权限。
  • 至少保留一名有效的所有者，避免无人能够管理工作区。
  • 不要共享个人账号。

操作步骤

  1. 点击“邀请成员”。
  2. 输入同事的工作邮箱并选择合适角色。
  3. 邀请后确认成员状态。
  4. 职责变化时，通过行级“编辑”调整角色。
  5. 同事离职或不再参与时，及时禁用或删除成员。
InquiryFlowAI 成员列表演示，展示姓名、角色、业务权限和成员状态
成员操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。
08

AI 回复设置

AI 回复设置决定 AI 与访客沟通时的语气、无法回答时如何处理、什么时候转人工，以及是否在回复中参考已准备的业务内容。

什么时候使用

  • 统一品牌沟通语气
  • 设置高意向或复杂问题转人工
  • 上线前测试产品问答效果

使用建议

  • 测试应覆盖型号、参数、起订量、认证和无法回答的问题。
  • 不要把尚未确认的价格、库存或交期写成确定承诺。
  • 定期抽查真实对话并更新知识内容。

操作步骤

  1. 选择符合品牌风格的回复语气。
  2. 设置 AI 无法确认答案时的处理方式。
  3. 选择转人工触发条件和参考内容展示方式。
  4. 保存配置后，在右侧测试区输入真实客户问题。
  5. 检查回复、推荐产品和参考内容；不准确时先修正产品或知识库，再重新测试。
InquiryFlowAI AI 回复设置页面演示，展示回复策略、服务状态和回复效果测试
AI 回复设置操作界面示意。截图使用演示内容，实际页面会显示你所在工作区的数据。

准备好开始了吗？

先录入少量重点产品和高频问答，用回复效果测试检查结果，再把聊天插件放到网站。

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